Как зарегистрировать кассу и работать с ней по закону

Общая схема регистрации онлайн-кассы

Шаг 1. Приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель.

Шаг 2. Подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД). Без этого документа не получится выполнить следующий пункт.

Шаг 3. Зарегистрировать кассу в налоговой.

Шаг 4. Зайти в личный кабинет на сайте ОФД и указать регистрационный код, выданный в налоговой.

Зачем покупать фискальный накопитель?

Использовать онлайн-кассу без фискального накопителя (ФН) нельзя. Это устройство — память онлайн-кассы: оно хранит все кассовые чеки, зашифровывает сохранённые данные, формирует специальный код и подпись для каждого пробитого чека.

Если в заведении пропадёт интернет, ФН будет работать в автономном режиме: копить данные о расчётах, чтобы потом передать их в ОФД. Но такой режим возможен только 30 дней — если информация по чекам не будет поступать более продолжительный период, то накопитель будет заблокирован.

Выбираем ОФД и оформляем заявление в налоговую

Итак, ты приобрёл кассовый аппарат. Теперь нужно подписать договор с ОФД. Это специальные организации, которые проверяют и хранят все данные о расчётах по кассе и передают их в налоговую. Выбрать ОФД можно только из реестра аккредитованных налоговой.

Кроме договора с ОФД, для регистрации онлайн-кассы тебе потребуется:

• Оформить квалифицированную электронную подпись в одном из удостоверяющих центров.

• Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ОФД, выбрать подходящий тариф и оплатить услуги оператора.

Зарегистрировать кассу в ФНС можно одним из способов:

• Онлайн на сайте налоговой — в личном кабинете для юрлиц (раздел «Учёт ККТ») или ИП (раздел «Мои кассы»). 

• Лично в отделении налоговой: запишись на приём на сайте ФНС, а также распечатай и заполни заявление о регистрации контрольно-кассовой техники ( форма КНД 1110061).

Какую информацию надо указать в заявлении:

• Заводской номер и модель самой кассы и фискального накопителя (эта информация прописана в паспорте устройства).    

• Сведения об операторе фискальных данных, с которым заключён договор.

• Адрес, по которому будет работать онлайн-касса (в случае с доставкой — пишем место регистрации юридического лица или ИП).

• Назначение кассы (если выдаёшь кассу курьеру, то укажи это в назначении).

Когда онлайн-касса зарегистрирована в ФНС, подключи её в личном кабинете на сайте ОФД. Там будет кнопка «Подключить ККТ» — заполнив все поля и сохранив изменения, дождись уведомления о том, что касса зарегистрирована. 

Лейля Хасаншина, руководитель и основатель бухгалтерской компании  ООО «Хелп»

Как упростить процесс регистрации кассы

Я не рекомендую регистрировать кассу самостоятельно. Проще заказать такую услугу, чем самостоятельно во всё вникать. Лучше обращайся за помощью в компанию, где её приобретал. Это разовая процедура, обычно стоит в районе 2 000 рублей.

Как происходит оформление кассового чека и его проверка ОФД

• Кассир вносит заказанные гостем блюда в ККТ или выбирает их на кассовом терминале.

• Гость оплачивает заказ.

• Касса формирует фискальный чек.

• Данные о чеке формируются в ФН, после печатается чек.

• Касса передаёт информацию оператору фискальных данных (ОФД).

• ОФД направляет данные в налоговую.

• Электронная версия чека отправляется покупателю на e-mail или в смс. 

Последний пункт не обязателен, если выдан бумажный чек и гость не просил отправить ему электронный вариант до момента расчётов. Но если отдать бумажный чек невозможно, тогда непременно отправляем электронный чек.

Примеры ситуаций по расчётам с гостями: как следовать требованиям 54-ФЗ

Налоговая тщательно контролирует выдачу чеков. В любой момент может прийти «тайный покупатель» и выписать штраф в случае нарушений. Поэтому следи за тем, чтобы время расчёта и время выдачи чека не отличалось больше, чем на 5 минут. Эта позиция ФНС изложена в письме № АС-4-2/12406@ от 10.07.2013.

Оплата заказа в заведении. Как правило, гостю отдают бумажный чек. Ещё вариант — сервис «Чек» от Яндекса: гость может оплатить заказ по QR-коду на столе, не дожидаясь официанта. Данные об оплате отобразятся на кассовом терминале, а гость получит фискальный чек на почту, которую укажет при регистрации в сервисе. На терминалах Quick Resto реализован этот функционал, для его использования заведению надо зарегистрироваться в сервисе «Чек».

Заказ и оплата через твой сайт или мобильное приложение. Если покупатель указал номер телефона и e-mail, то можно обойтись только электронным чеком. Если таких данных нет, то обязательно предоставь бумажный чек через курьера. 

Доставка и оплата через агрегатор. Яндекс Еда, Delivery Club и остальные сервисы обязаны самостоятельно выбивать чеки на такие заказы. В данном случае действует правило: кто принимает платёж, тот пробивает и выдаёт чек.

Доставка через агрегатор, оплату принимает твой курьер. Чек должен выбить и передать покупателю ты: можно отдать бумажный или обойтись электронным. 

Если покупателю отправлен электронный чек, то выдавать бумажный ты уже не обязан. Это разъясняет Минфин в письме № 03-01-15/67705 от 03.09.2019. В любом случае чек должен содержать обязательные реквизиты, список которых указан в ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Суммы штрафов за нарушения по работе с кассой

Лейля Хасаншина, руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»

У продавца есть обязанность: передать клиенту кассовый чек. Если заказ пробит через кассу, но чек не выдан — грозят финансовые санкции. Для электронных чеков штрафы такие же. Например, если покупатель попросил выслать электронный чек, а сотрудник заведения этого не сделал.

Размеры штрафов определены в ст. 14.5 КоАП РФ:

Начни с бесплатной консультации

Расскажем, как Quick Resto поможет тебе в бизнесе

Проверь правильность введённого номера

Записаться

Мы тебе позвоним!