Справочник — Модуль 5 — Как выбрать кассу под формат заведения

Как выбрать кассу под формат заведения

Quick Resto Эксперт

Автоматизация ресторанного бизнеса

Quick Resto Эксперт

Автоматизация ресторанного бизнеса
Ты зарегистрировал бизнес и готовишься открыть своё заведение. Следующий шаг — купить подходящую кассовую технику и поставить её на учёт в ФНС. Разбираем, как подобрать кассу, которая будет не только печатать чеки, но и помогать вести бизнес.

Какие бизнесы обязаны работать с онлайн-кассой

Применение онлайн-касс регулируется законом № 54-ФЗ «О применении ККТ». Закон обязывает почти всех предпринимателей, которые получают оплату от физических лиц, устанавливать онлайн-кассы. Для общепита есть только одно специфическое исключение — продажа мороженого и безалкогольных напитков в розлив в киосках ( п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ).

Все остальные фуд-проекты обязаны работать с онлайн-кассой: и мобильная точка с кофе, и киоск с шаурмой, и инклюзивное кафе — хотя форматы заведений разные, а обязательство отражать выручку по продажам есть у всех.


Современная касса как часть учётной системы

Онлайн-касса выполняет несколько функций: формирует и печатает чеки, отправляет в налоговую данные обо всех оплатах, хранит сведения обо всех расчётах. Кроме этого, самые продвинутые модели интегрированы с учётными системами для общепита. За счёт этого решается масса задач по бизнес-процессам.

Важно!

Рекомендация

Лучше выбрать систему автоматизации, а уже под неё — подходящую по параметрам кассу, учитывая проходимость и размер кассовой зоны. Сотрудник сервиса автоматизации поможет определиться с набором оборудования под конкретные задачи и бюджет.

Как онлайн-касса помогает в решении бизнес-задач — примеры

  • Касса «подскажет» сотруднику, что надо предложить гостю блюдо по акции или дополнительные позиции к заказу.

  • Владелец заведения может делегировать ввод документов кассирам: так накладные от поставщиков сразу отразятся в учётной системе, а на складе будут видны актуальные остатки продуктов.

  • Прямо с кассового терминала можно получать заказы на доставку, оформленные через агрегаторов, и сделать заявку на курьеров, если своих курьеров нет или их не хватает.

Три типа «физических» касс: выбираем подходящий вариант

Внешне онлайн-кассы могут выглядеть по-разному и отличаться набором функций. Рассмотрим их плюсы и минусы. 

Самые простые — автономные кассы. Это кнопочные модели с небольшим дисплеем, они похожи на калькулятор. В них встроен фискальный накопитель и модуль для передачи данных по интернету.

Плюсы Минусы
+ Низкая цена (от 5 000 рублей)

  • Не получится соединить с системой автоматизации.

  • Невозможно вести товароучёт.

  • Неудобно пользоваться в случае широкого ассортимента — чтобы пробить товар, нужен его номер в базе, то есть придётся держать где-то рядом список и постоянно с ним сверяться.

  • Только ручной ввод стоимости.

Более функциональные и удобные для работы варианты — с планшетом и дополнительным оборудованием: принтерами чеков, денежными ящиками, терминалами для считывания банковских карт, сканерами штрихкодов.


Модульные — это кассы на планшете или смартфоне с кассовым ПО, объединённые в общем корпусе с фискальным накопителем и принтером чеков.

Плюсы Минусы

+ Подойдёт для автоматизации: проводить аналитику по продажам, отслеживать показатели по сотрудникам, вести учёт блюд и склада и т.д.

+ Функционирует с разными типами подключения к интернету: кабель, Wi-Fi или сим-карта.

+ Можно легко присоединять дополнительные устройства, например, денежный ящик.

- Медленная печать, что подойдёт только для точек с низкой проходимостью.

- Нестабильная работа ПО.

Фискальные регистраторы — по сути это принтер чеков с фискальным накопителем, который подключается к компьютеру, планшету или другому управляющему устройству с кассовым ПО.

Плюсы Минусы

+ Удалённый контроль товарооборота благодаря учёту продукции и интеграция с системой автоматизации.

+ Хороший вариант для точек с большой проходимостью: высокая скорость печати чеков.

+ Можно оформить дополнительные документы (товарные накладные и прочее).

+ Необязательно вносить данные вручную: сотрудник может отсканировать штрих-код, а распознаванием товара занимается компьютер. Это сводит практически к нулю влияние «человеческого фактора».

+ Касса сначала выводит на экран всю текущую информацию о товаре, цены и другие данные, которые будут указаны в чеке, а затем выдаёт сам чек.

- Недешёвые расходные материалы.



Важно!

Важно

Не все модели онлайн-касс можно ставить в заведение. Чтобы убедиться, подходит ли выбранное устройство для расчётов, проверь его наличие  в реестре разрешённых моделей на сайте ФНС.

Подробнее про характеристики и габариты для установки кассы в заведении

Габариты. Учитывай размеры кассовой зоны, проходимость точки, оборудование рабочего места кассира (какие ещё приборы, посуда, принадлежности будут рядом с аппаратом):

  • Большая проходимость, но для кассы не так много места → стоит рассмотреть фискальные регистраторы АТОЛ 27Ф, 25Ф, 22 ПТК, 77Ф.

  • Небольшая проходимость и площадь кассовой зоны → подойдут модульные кассы («Эвотор», «Меркурий», MS pos k) или фискальные регистраторы (АТОЛ 30Ф, 11Ф, 1Ф).

  • Просторная кассовая зона → в выборе техники ограничений нет.

Доступ к интернету. Подключение по кабелю или Wi-Fi  — вариант при работе кассы в одном месте. Если с Wi-Fi есть проблемы, тогда стоит обратить внимание на модели с модемом или сим-картой.

Скорость печати. Это критичный фактор для места с большим потоком гостей. Для таких заведений подойдёт техника со скоростью выдачи чека до 200 мм/с.

Ширина чековой ленты и автоматический отрез. Чем лента более узкая, тем дешевле она стоит. А если чек отрезается автоматически, это ускорит работу кассира. Такая опция доступна во многих моделях, которые рассчитаны на точки с большой проходимостью.

«Отзывчивость» и влагозащита экрана. Чем выше отклик у оборудования, тем быстрее кассир проводит операцию. Если терминал стоит возле бара — важно, чтобы экран был влагозащитным.


Что учесть, выбирая кассу для курьеров

Питание и зарядка. Сейчас на рынке есть онлайн-кассы, которые без подзарядки работают до суток. Удобно, если к кассе подходит кабель от телефона — тогда курьер сможет зарядить её от пауэрбанка или в автомобиле.

Доступ к интернету. Касса должна быть либо с модемом, либо с сим-картой.

Вес и габариты. Курьер всё время носит технику с собой. Так что она должна быть лёгкой и небольшой по размерам.

Приём оплаты банковскими картами. Идеальный вариант — касса со встроенным эквайрингом. Если такой опции нет, то можно просто докупить мобильный терминал для приёма банковских карт.

Что такое облачные кассы и для каких задач они подойдут?

Облачные кассы физически не находятся в заведении, это «виртуальные» устройства. С их помощью происходит фискализация оплаты для налоговой: чек не распечатывается, а отправляется клиенту на электронную почту или телефон.

В общепите этот тип касс подойдёт не всем проектам. Через них можно принимать оплату только: 

  • при заказе на сайте или через приложение;

  • когда курьеры доставляют заказ — чтобы оформить чек, они подключаются к облачной кассе через мобильное приложение.

Как оформить такую кассу: взять в аренду и пользоваться ей в онлайн-режиме при помощи компьютера или телефона. На сайте ФНС касса регистрируется на заведение как арендатора.

В следующей статье рассмотрим, как зарегистрировать кассу в налоговой.

Внедрим автоматизацию под ключ и освободим твоё время для других задач:


  • Подберём кассу под формат заведения и зарегистрируем в налоговой.

  • Заполним справочники в системе, запустим интеграции с другими сервисами.

  • Настроим персональную аналитику, инструменты для привлечения гостей и многое другое.


Больше про автоматизацию от Quick Resto