Справочник — Модуль 9 — Как составить инструкции и чек-листы для персонала

Как составить инструкции и чек-листы для персонала

В этой статье разбираемся, зачем нужны инструкции для команды и даем сборник примерных инструкций, которые вы можете адаптировать под себя и использовать в работе.

Зачем нужны инструкции и чек-листы


Чек-листы и инструкции для команды обязательно нужны. Я за то, чтобы инструкции были на всё: начиная от того, как мыть руки (с фото и картинкой) и заканчивая тем, как измерять температурный режим в заготовках, принимать поставки.

Важно!

Важно!


Чек-листы позволяют:


  • Контролировать соблюдение стандартов. Если нет четко прописанных правил, нет и спроса с команды. 

  • Быстро вводить в курс дела новых членов команды. Не объяснять каждому, а дать готовые понятные инструкции для изучения.

  • Избежать «отсебятины». Когда одного человека научили, потом он как-то научил следующего, добавив чего-то от себя, а тот еще кого-то. И каждый волей-неволей добавляет свою точку зрения и нюансы. В результате стандарты превращаются в большой ком непонятностей».  

Чек-листы бывают:

  • Рутинные. Перечень действий, которые надо выполнить. Главная их задача — чтобы ничего не было забыто. Например, «Как отвечать на негативные сообщения в соцсетях».

  • Контрольные (разовые). Список задач для разового мероприятия. Например: «Проверка санитарного состояния ресторана». По итогам таких проверок в ресторанах часто ставится оценка, которая влияет на зарплату сотрудников.


Нашли ошибку?

Нашли неточность или хотите стать героем
нашего кейса — напишите нам!

Примеры инструкций и чек-листов для команды кафе/ресторана/бара


Инструкций в кафе может быть много. Мы собрали примеры на разные случаи. Вы можете адаптировать их под свой бизнес и использовать в работе. Также это поможет вам понять, как вообще могут выглядеть инструкции, как их составлять.

Сделайте копии наших шаблонов (во вкладке «Файл» — «Создать копию») и адаптируйте под свои бизнес-процессы:

  • Чек-лист проверки перед открытием ресторана. Критерии, по которым администратор/менеджер смены/управляющий будут определять, готов ли ресторан к работе. Чек-лист нужно распечатать для каждого рабочего дня. В столбике «Отметка администратора» проверяющий ставит отметку + или — возле каждого утверждения.

В конце чек-листа администратор должен написать, что нужно исправить и указать ответственного. Проверить через 15 минут после ознакомления сотрудниками. Если что-то не решено, выяснить причину, записать и зафиксировать срок исправления.

Правила составления чек-листов и инструкций


  • Инструкции должны быть ёмкие, но при этом лаконичные.

  • Инструкции должны облегчать работу, а не усложнять ее. 

  • Одна операция (действие) = один пункт в чек-листе.

  • Пункты должны быть написаны в утвердительной форме. Отмечая пункт галочкой, сотрудник «расписывается» о выполнении задачи и несет за нее ответственность.

Как внедрять чек-листы

1. Тестируем

После составления чек-листа пройдите все пункты вместе с сотрудником — посмотрите, как он будет выполнять действия по инструкции. Запишите, что было ему непонятно, что было сделано неправильно, а значит, было непонятно, каких пунктов не хватает. 


2. Корректируем и снова тестируем

Внесите правки и снова протестируйте на сотруднике.


3. Организуем доступ

Если это инструкция, подумайте, в каком виде вы передадите ее сотрудникам, где будут храниться все ссылки на инструкции. Решите, какие инструкции стоит распечатать и где повесить/положить. Например, инструкция «Как мыть руки» должна висеть у мойки.

Если это чек-лист, который выполняется каждый день и требует заполнения, подготовьте достаточное количество распечатанных документов.   


4. Контролируйте выполнение

Инструкции и чек-листы не должны быть заброшены и забыты. Нужно организовать системный контроль со стороны руководителя за выполнением инструкций. 


5. Внесите изменения при необходимости

Не забывайте менять инструкции и чек-листы, если в компании что-то меняется.