
Как составить инструкции и чек-листы для персонала

Зачем нужны инструкции и чек-листы
Чек-листы и инструкции для команды обязательно нужны. Я за то, чтобы инструкции были на всё: начиная от того, как мыть руки (с фото и картинкой) и заканчивая тем, как измерять температурный режим в заготовках, принимать поставки.

Важно!
Чек-листы позволяют:
-
Контролировать соблюдение стандартов. Если нет четко прописанных правил, нет и спроса с команды.
-
Быстро вводить в курс дела новых членов команды. Не объяснять каждому, а дать готовые понятные инструкции для изучения.
-
Избежать «отсебятины». Когда одного человека научили, потом он как-то научил следующего, добавив чего-то от себя, а тот еще кого-то. И каждый волей-неволей добавляет свою точку зрения и нюансы. В результате стандарты превращаются в большой ком непонятностей».
Чек-листы бывают:
-
Рутинные. Перечень действий, которые надо выполнить. Главная их задача — чтобы ничего не было забыто. Например, «Как отвечать на негативные сообщения в соцсетях».
-
Контрольные (разовые). Список задач для разового мероприятия. Например: «Проверка санитарного состояния ресторана». По итогам таких проверок в ресторанах часто ставится оценка, которая влияет на зарплату сотрудников.
Нашли ошибку?
Нашли неточность или хотите стать героемнашего кейса — напишите нам!

Примеры инструкций и чек-листов для команды кафе/ресторана/бара
Инструкций в кафе может быть много. Мы собрали примеры на разные случаи. Вы можете адаптировать их под свой бизнес и использовать в работе. Также это поможет вам понять, как вообще могут выглядеть инструкции, как их составлять.
Сделайте копии наших шаблонов (во вкладке «Файл» — «Создать копию») и адаптируйте под свои бизнес-процессы:
-
Чек-лист для найма персонала — скрипт звонок при отклике на вакансию (на примере официанта-администратора). Этот чек-лист можно адаптировать под разные вакансии и использовать в работе. Можно распечатывать чек-листы листы и использовать их при общении с кандидатами, отмечать ответы на вопросы.
-
Чек-лист проверки перед открытием ресторана. Критерии, по которым администратор/менеджер смены/управляющий будут определять, готов ли ресторан к работе. Чек-лист нужно распечатать для каждого рабочего дня. В столбике «Отметка администратора» проверяющий ставит отметку + или — возле каждого утверждения.
В конце чек-листа администратор должен написать, что нужно исправить и указать ответственного. Проверить через 15 минут после ознакомления сотрудниками. Если что-то не решено, выяснить причину, записать и зафиксировать срок исправления.
Правила составления чек-листов и инструкций
-
Инструкции должны быть ёмкие, но при этом лаконичные.
-
Инструкции должны облегчать работу, а не усложнять ее.
-
Одна операция (действие) = один пункт в чек-листе.
-
Пункты должны быть написаны в утвердительной форме. Отмечая пункт галочкой, сотрудник «расписывается» о выполнении задачи и несет за нее ответственность.
Как внедрять чек-листы
1. Тестируем
После составления чек-листа пройдите все пункты вместе с сотрудником — посмотрите, как он будет выполнять действия по инструкции. Запишите, что было ему непонятно, что было сделано неправильно, а значит, было непонятно, каких пунктов не хватает.
2. Корректируем и снова тестируем
Внесите правки и снова протестируйте на сотруднике.
3. Организуем доступ
Если это инструкция, подумайте, в каком виде вы передадите ее сотрудникам, где будут храниться все ссылки на инструкции. Решите, какие инструкции стоит распечатать и где повесить/положить. Например, инструкция «Как мыть руки» должна висеть у мойки.
Если это чек-лист, который выполняется каждый день и требует заполнения, подготовьте достаточное количество распечатанных документов.
4. Контролируйте выполнение
Инструкции и чек-листы не должны быть заброшены и забыты. Нужно организовать системный контроль со стороны руководителя за выполнением инструкций.
5. Внесите изменения при необходимости
Не забывайте менять инструкции и чек-листы, если в компании что-то меняется.

Начните с бесплатной консультации
Расскажем, как Quick Resto поможет вам в бизнесеПроверьте правильность введенного номера