Справочник — Модуль 9 — Найм персонала: когда пора начинать и как составить штатное расписание

Найм персонала: когда пора начинать и как составить штатное расписание

Наталья Бикбаева Эксперт

Основатель консалтингового агентства P.R.O.Cafe

Наталья Бикбаева Эксперт

Основатель консалтингового агентства P.R.O.Cafe

Итак, ты готовишься к запуску. К открытию у тебя должна быть команда — обученная, готовая к работе. Рассказываем, за какой период до открытия пора нанимать персонал и чем предстоит заниматься команде до запуска.

Когда и кого нанимать

Всегда следует помнить одну простую вещь — от людей в команде зависит успех твоего бизнеса: именно они будут или не будут приносить деньги. Поэтому нанимать персонал нужно заранее: у тебя должно быть время обучить людей, наладить рабочие процессы.

Сроки найма зависят от того, какой формат заведения ты открываешь: полный цикл с готовкой или кафе как точка продажи — но в целом можно говорить о примерных сроках.

1. Управляющий

Минимум за три месяца до запуска

В идеальном случае, управляющий — в основе команды открытия. Он отвечает и за найм людей, и за выбор концепции, и за всё, что будет происходить с кафе ещё на этапе планирования. Но на практике часто бывает по-другому. Если это первое кафе с собственными скромными инвестициями, владелец часто совмещает и роль генерального директора, и управляющего (хорошо, если не шеф-повара). Поэтому тут важно оценивать, какие у тебя есть возможности, когда управляющий тебе реально понадобится и понадобится ли — возможно, ты готов взять эту роль на себя.

2. Шеф-повар

За три месяца до запуска

Шеф-повара зачастую берут если не вместе с управляющим, то сразу после него. Важная задача, над которой будет работать шеф-повар до запуска — проработка меню. Но кроме этого, вместе с ним тебе предстоит сделать планировку кухни. Конечно, есть компании, которые помогут с этой задачей, но я рекомендую всё-таки делать это с шеф-поваром, а не сторонними специалистами. По итогу, когда ты найдёшь шефа, именно ему работать на этой кухне и налаживать все процессы.

Это же касается закупки оборудования, посуды, кухонной утвари, рабочих инструментов, выбора поставщиков по продуктам — тоже лучше делать вместе с шефом.

3. Технолог

За три месяца (одновременно с шеф-поваром)

Если задача шеф-повара — творчество, то задача технолога — ходить за шеф-поваром, калькулировать всё, что он создаёт, оптимизировать и забивать это всё в программное обеспечение, просчитывать сырье.

В больших ресторанах технолог есть всегда, но в маленьких кафе на постоянной основе эту работу часто выполняет шеф-повар, а технолога нанимают только на время запуска.

4. Повара-универсалы

За две недели до запуска

Отработка меню не в плане креатива новых блюд, а в плане слаженности работы команды, скорости отдачи блюд и их внешнего вида и вкусовых качеств.

5. Официанты

За две-четыре недели, обязательно, когда ремонт ресторана уже практически закончен

Наступает отработка сервиса с официантами, изучение меню, тест-тейбл, когда они пробуют меню и также с шеф-поваром обсуждается, какие ингредиенты туда входят, особенности блюда.

Важно

Эти сроки — когда персонал уже должен начать работать. Начинать процесс поиска нужно ещё раньше: разместить вакансии, собрать отклики, провести собеседования. Закладывай на это ещё пару недель.

Конечно, искать нужного человека можно и месяц, но тут есть тонкая грань. Если ты нашёл человека, который тебе нравится, но не готов нанять его сразу — не каждый согласится ждать начала работы. Потому что работа и деньги нужны всем здесь и сейчас. А платить зарплату за простой — тоже не вариант.

Штатное расписание

Перед тем, как заняться наймом персонала, нужно составить штатное расписание. Это документ, который отражает состав и численность организации с указанием размера заработной платы и обязанностей.

Я советую иметь два варианта штатного расписания: на первоначальное время и дальше на расширение.

Штатное расписание нужно, чтобы:

Рассчитать бюджет кафе — ты должен понимать, каким будет фонд оплаты труда.
Понимать, сколько людей необходимо нанять и какие есть вакансии.
Чётко понимать структуру компании. Рекомендую обязательно прописать структуру — и у тебя, и у всех сотрудников должно быть понимание, кто кому подчиняется, кто за что отвечает.

Шаблон штатного расписания

Пример шаблона штатного расписания:

Распечатанное штатное расписание

Вообще штатное расписание — внутренний документ компании: нет законов, где сказано, что такой документ обязателен. Но:

1. В трудовом договоре часто используют пункт о том, что сотрудник должен выполнять обязанности «в соответствии со штатным расписанием». Логично, что такое расписание должно быть в качестве официального документа. Оно может пригодиться для разрешения трудовых и других споров.

2. Штатное расписание упоминается в инструкции по заполнению трудовых книжек. Название должности должно вноситься в трудовую в соответствии со штатным расписанием.

Поэтому для официальных случаев стоит иметь распечатанное штатное расписание, подписанное руководителями. После завершения работы над штатным расписанием и всеми расчётами в гугл-таблице перенеси данные на официальный бланк и в таком виде распечатай и подпиши.

Нюансы при работе со штатным расписанием

1. Образец выше — унифицированная форма Т-3. Но ты не обязан использовать именно её. Руководитель компании может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему.

2. Если у тебя используются только оклады, то разделы «надбавки» и «компенсации» можно оставить пустыми.

3. Штатное расписание утверждает руководитель своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в штатное расписание также вносятся приказами.