Справочник — Модуль 9 — Найм персонала: когда пора начинать и как составить штатное расписание

Найм персонала: когда пора начинать и как составить штатное расписание

Итак, вы готовитесь к запуску. К открытию у вас должна быть команда — обученная, готовая к работе. Рассказываем, за какой период до открытия пора нанимать персонал, и чем предстоит заниматься команде до запуска.

Когда и кого нанимать


Всегда следует помнить одну простую вещь — от людей в команде зависит успех вашего бизнеса, именно они будут или не будут приносить деньги. Поэтому нанимать персонал нужно заранее — у вас должно быть время обучить людей, наладить рабочие процессы.

Сроки найма зависят от того, какой формат кафе вы открываете: полный цикл с готовкой или кафе как точка продажи, но в целом, можно говорить о примерных сроках.


1. Управляющий


Минимум за три месяца до запуска

В идеальном случае, управляющий — в основе команды открытия. Он отвечает и за найм людей, и за выбор концепции и за все, что будет происходить с кафе еще на этапе планирования. Но на практике часто бывает по-другому. Если это первое кафе с собственными скромными инвестициями, владелец часто совмещает и роль генерального директора, и управляющего, и хорошо, если не шеф-повара. Поэтому тут важно оценивать, какие у вас есть возможности, когда управляющий вам реально понадобится и понадобится ли — возможно, вы готовы взять эту роль на себя. 


2. Шеф-повар


За три месяца до запуска

Шеф-повара зачастую берут, если не вместе с управляющим, то сразу после него. Важная задача, над которой будет работать шеф-повар до запуска — проработка меню. Но кроме этого, вместе с ним вам предстоит сделать планировку кухни. Конечно, есть компании, которые помогут с этой задачей, но я рекомендую все-таки делать это с шеф-поваром, а не сторонними специалистами. По итогу, когда вы найдете шефа, именно ему работать на этой кухне и налаживать все процессы.

Это же касается закупки оборудования, посуды, кухонной утвари, рабочих инструментов, выбора поставщиков по продуктам — тоже лучше делать вместе с шефом.


3. Технолог


За три месяца (одновременно с шеф-поваром)

Если задача шеф-повара — творчество, то задача технолога — ходить за шеф-поваром, калькулировать все, что он создает, оптимизировать и забивать это все в программное обеспечение, просчитывать сырье.

В больших ресторанах технолог есть всегда, но в маленьких кафе на постоянной основе эту работу часто выполняет шеф-повар, а технолога нанимают только на время запуска. 


4. Повара-универсалы


За две недели до запуска

Отработка меню не в плане креатива новых блюд, а в плане слаженности работы команды, скорости отдачи блюд и их внешнего вида и вкусовых качеств.


5. Официанты


За две-четыре недели, обязательно, когда ремонт ресторана уже практически закончен

Наступает отработка сервиса с официантами, изучение меню, тест-тейбл, когда они пробуют меню и также с шеф-поваром обсуждается, какие ингредиенты туда входят, особенности блюда.
Важно!

Важно!


Эти сроки значат, когда персонал должен начать работать. Начинать процесс поиска нужно еще раньше: разместить вакансии, собрать отклики, провести собеседования. Закладывайте на это еще пару недель. 


Конечно, искать нужного человека можно и месяц, но тут есть тонкая грань. Если вы нашли человека, который вам нравится, но не готовы нанять его сразу, не каждый согласится ждать начала работы. Потому что работа и деньги нужны всем здесь и сейчас. А платить зарплату за простой — тоже не вариант.  

Штатное расписание


Перед тем, как заняться наймом персонала, нужно составить штатное расписание. Это документ, который отражает состав и численность организации с указанием размера заработной платы и обязанностей.

Я советую иметь два варианта штатного расписания: на первоначальное время и дальше на расширение.

Штатное расписание нужно, чтобы:

  • Рассчитать бюджет кафе — вы должны понимать, каким будет фонд оплаты труда

  • Понимать, сколько людей необходимо нанять и какие есть вакансии

  • Четко понимать структуру компании. Рекомендую обязательно прописать структуру — и у вас, и у все сотрудников должно быть понимание, кто кому подчиняется, кто за что отвечает

Шаблон штатного расписания


Скачать шаблон штатного расписания

По ссылке вы можете открыть шаблон штатного расписания, создать копию (вкладка «Файл») и адаптировать его под свой бизнес. 


Снимок экрана 2020-02-12 в 18.41.27.png

Примечание


Такой вариант штатного расписания в гугл-таблице удобен для работы: считаются формулы, можно вносить изменения и делать расчеты. 

Распечатанное штатное расписание


Вообще штатное расписание — внутренний документ компании, нет законов, где сказано, что такой документ обязателен. Но:

1. В трудовом договоре часто используют пункт о том, что сотрудник должен выполнять обязанности «в соответствии со штатным расписанием». Логично, что такое расписание должно быть в качестве официального документа. Оно может пригодиться для разрешения трудовых и других споров.

2. Штатное расписание упоминается в инструкции по заполнению трудовых книжек. Название должности должно вносится в трудовую в соответствии со штатным расписанием.

Поэтому для официальных случаев стоит иметь распечатанное штатное расписание, подписанное руководителями. После завершения работы наш штатным расписанием и всеми расчетами в гугл-таблице, перенесите данные данные на официальный бланк и в таком виде распечатайте и подпишите. Форму бланка вы найдете ниже.

Форма бланка штатного расписания

Нюансы при работе со штатным расписанием:

1. Образец выше — унифицированная форма Т-3. Но вы не обязаны использовать именно ее. Руководитель компании может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему.

2. Если у вас используются только оклады, то разделы «надбавки» и «компенсации» можно оставить пустыми.

3. Штатное расписание утверждает руководитель своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в штатное расписание также вносятся приказами.