Справочник — Модуль 11 — Закупка продуктов и формирование склада

Закупка продуктов и формирование склада

Когда пора искать поставщиков, закупать продукты, в каком количестве и что делать, если какие-то продукты не пользуются спросом и портятся.

Когда пора озадачиться закупками


За две-три недели до открытия нужно определится с основной массой партнеров и заключить с ними договоры поставки, так как это может оказаться затяжным процессом. 

Когда официальная часть завершена, можно производить закупки. В Москве доставка обычно— на следующий день. Некоторые поставщики делают доставку бесплатно при заказе на определенную минимальную сумму, она прописывается в договоре. 

Не надо думать, что вам необходимо найти поставщика на всю жизнь и сильно затягивать поиски лучшего. Найдите того, кто устраивает, закупитесь, и пробуйте дальше. 

Склад обычно формируется постепенно, но есть основная первичная закупка. Чем больше ты покупаешь сразу — тем дешевле. Но важно не переусердствовать — об этом поговорим дальше.

Сколько продуктов должно быть на складе


Нет универсальной схемы. Процесс закупок для разных заведений очень отличается, но я дам некоторые советы.

Бар

Перед стартом нужно сформировать «полку» с алкоголем. И это первое большое вложение, часть первичных инвестиций. Закупается сразу весь предполагаемый ассортимент, который зависит от позиционирования.

Минимальный набор:

  • Для бара с широким ассортиментом — по бутылке различных видов алкоголя.

  • Для бара с моно-продуктом (только джин или вино) —  по бутылке разных типов одного вида алкоголя.

Если собираетесь предлагать широкий ассортимент алкоголя, не советую сразу покупать всё подряд и по ящику, чтобы сэкономить за счет объёма закупки. Вы можете оказаться с декалитрами стоячих позиций, ведь мы никогда не знаем на 100%, что именно приглянется гостям. 

Однако если вы планируете открыть коктейльный бар, то так называемые «хаусные» позиции, то есть базовые (водка, ром, текила, джин, виски/бурбон и т.д.), можно смело закупить в объёме, так как они бюджетные и в любом случае их получится «прогнать».

Нашли ошибку?

Нашли неточность или хотите стать героем
нашего кейса — напишите нам!

Продукты

Основной совет такой же — не переборщите с количеством.

Кажется, что купить очень мало и не накормить всех желающих — самое ужасное, что может случиться. Но это не так.

Желания гостей иногда не соответствуют ожиданиям предпринимателей. Да, вы прорабатывали блюдо, но в реальности спрос может не оправдаться. Дорогостоящие продукты в итоге списываются или стоят невостребованными. Не забывайте — всегда есть возможность поставить блюдо в «стоп», если что-то закончится. Это лучше, чем иметь огромные недвижимые остатки — по сути замороженные деньги. Для бизнеса — это плохо.

Имейте запасы скоропортящихся продуктов на пару дней вперед. И если в момент тотального успеха и неожиданной полной посадки у вас все съедят, вы всегда сможете заказать ещё в тот же вечер или максимум — на следующий день.

Не заказывайте много продукта у непроверенного поставщика, даже если он предлагает отличную цену или скидку. Продукт может оказаться низкого качества. Вы сможете его вернуть, если есть видимый брак или порча, однако если уже приготовили еду и поняли, что продукт «ведет себя странно», тут уже ничего не поделаешь.

Где закупать продукты и алкоголь


Где закупать продукты

Для закупок продуктов есть две опции: рынок и поставщики. Их можно совмещать.

Поставщиков мы обычно просто ищем через интернет и договариваемся, чтобы они возили небольшие объемы.

Если говорить о рынках, отталкивайтесь от того, что есть в вашем городе. В Москве самый крупный — «Фуд Сити». Интересен, если большие объемы. На Дорогомиловский можно заглянуть и договориться о скидке, если это заказ для ресторана. Коптевский рынок — летом, если нужно купить что-то сезонное, фермерское.

По закону на все закупаемые продукты в вашем кафе должны быть документы, подтверждающие их соответствие требованиям установленных стандартов. К каждому продукту требования разные — и документы тоже разные.


Где закупать алкоголь

Весь закуп должен проходить через систему ЕГАИС. Поэтому работаем только через поставщиков, которые могут это обеспечить.

У нас учёт происходит так:

  • Накладная приходит нам в электронном виде.

  • В программе складского учёта её принимаем. С помощью специального сканера нужно отсканировать QR-марку на каждой бутылке.

Рекомендация


В программу складского учёта Quick Resto интегрирован сервис «ЕГАИСИК», через который вы сможете получать приходные накладные на алкоголь. То есть вам не придётся заносить их вручную, а нужно только провести.

Крупнейшие поставщики по крепкому алкоголю:

По органическому вину сотрудничаем с Real Authentic Wines. Ещё есть L-Wine, Simple, Joia, Alianta Group, МБГ, Arsenal.

После открытия


  • Важно оставаться реалистом и следить за тем, что понравилось гостям, а что не востребовано. Делайте аналитику, изучайте продажи. И обязательно общайтесь с персоналом в зале, они — ваши глаза, уши и голос, могут узнать у гостей, что им понравилось, а что стоит изменить.

  • Если вы купили ингредиенты для блюда, которое совсем не идёт, придумайте новое блюдо с этими продуктами или сделайте на существующее акцию, чтобы распродать побыстрее и заменить на новое. В меню всегда должен быть набор проверенных позиций и несколько новинок, которые вы тестируете.

  • Не останавливайтесь в поисках поставщиков — даже те, кто дал вам великолепные условия, через время перестанут стараться, поднимут цену, снизят качество.

  • Посещайте рынки и наблюдайте за сезонностью. Каждому сезону — свои продукты. Используя их, можно существенно выиграть в цене, заинтересовать новую публику. Некоторые продукты можно купить в сезон и заморозить на будущее. Например, ягоды для соусов и кондитерских изделий.

  • Не бойтесь меняться и экспериментировать, меню должно быть динамичным и живым. Вы не потратите лишних средств, а гости будут рады свежим интересным решениям.

logotype-original-rounded 1.png  Рекомендация экспертов Quick Resto

При помощи системы Quick Resto вы можете автоматизировать складской учёт и отчётность о продажах. Вы будете знать, сколько остатков на складе и какие блюда продаются лучше. А также легко отследите повышение цен у поставщика.

Что должно быть на складе


  • Зона приемки продукции оснащена напольными весами (150 кг).

  • Помещение под склад сухих и сыпучих продуктов оборудовано достаточным количеством стеллажей.

  • При размещении в ТЦ в удалении от зоны приемки предусмотрена погрузочная тележка.

  • Холодильная камера укомплектована достаточным количеством стеллажей.

  • Вход в камеры оснащены завесами с внутренней стороны.

  • В наличии — оборотная тара для перемещения продукции со склада в цеха.