Закупка продуктов и формирование склада

Когда пора озадачиться закупками

• За две-три недели до открытия нужно определиться с основной массой партнёров и заключить с ними договоры поставки, так как это может оказаться затяжным процессом.

• Когда официальная часть завершена, можно производить закупки. В Москве доставка обычно на следующий день. Некоторые поставщики привозят бесплатно при заказе на определённую минимальную сумму, она прописывается в договоре. 

• Не надо думать, что тебе необходимо найти поставщика на всю жизнь и сильно затягивать поиски лучшего. Найди того, кто устраивает, закупись и пробуй дальше. 

• Склад обычно формируется постепенно, но есть основная первичная закупка. Чем больше ты покупаешь сразу — тем дешевле. Но важно не переусердствовать: об этом поговорим дальше.

Сколько продуктов должно быть на складе

Нет универсальной схемы. Процесс закупок для разных заведений очень отличается, но я дам некоторые советы.

Бар

Перед стартом нужно сформировать «полку» с алкоголем. И это первое большое вложение, часть первичных инвестиций. Закупается сразу весь предполагаемый ассортимент, который зависит от позиционирования.

Минимальный набор:

• Для бара с широким ассортиментом — по бутылке различных видов алкоголя.

• Для бара с моно-продуктом (только джин или вино) —  по бутылке разных типов одного вида алкоголя.

Если собираешься предлагать широкий ассортимент алкоголя, не советую сразу покупать всё подряд и по ящику, чтобы сэкономить за счет объёма закупки. Можешь оказаться с декалитрами стоячих позиций, ведь мы никогда не знаем на 100%, что именно приглянётся гостям. 

Однако если ты планируешь открыть коктейльный бар, то так называемые «хаусные» позиции, то есть базовые (водка, ром, текила, джин, виски/бурбон и т.д.), можно смело закупить в объёме, так как они бюджетные и в любом случае их получится «прогнать».

Продукты

Основной совет такой же: не переборщи с количеством.

Кажется, что купить очень мало и не накормить всех желающих — самое ужасное, что может случиться. Но это не так. Желания гостей иногда не соответствуют ожиданиям предпринимателей. Да, ты прорабатывал блюдо, но в реальности спрос может не оправдаться. Дорогостоящие продукты в итоге списываются или стоят невостребованными. Не забывай: всегда есть возможность поставить блюдо в «стоп», если что-то закончится. Это лучше, чем иметь огромные недвижимые остатки — по сути замороженные деньги. 

Имей запасы скоропортящихся продуктов на пару дней вперёд. И если в момент тотального успеха и неожиданной полной посадки у тебя всё съедят, ты всегда сможешь заказать ещё в тот же вечер или максимум — на следующий день.

Не заказывай много продукта у непроверенного поставщика, даже если он предлагает отличную цену или скидку. Продукт может оказаться низкого качества. Ты сможешь его вернуть, если есть видимый брак или порча, однако если уже приготовили еду и поняли, что продукт «ведёт себя странно», тут уже ничего не поделаешь.

Где закупать продукты и алкоголь

Где закупать продукты

Для закупок продуктов есть две опции: рынок и поставщики. Их можно совмещать. Поставщиков мы обычно просто ищем через интернет и договариваемся, чтобы они возили небольшие объёмы. Если говорить о рынках, отталкивайся от того, что есть в твоём городе. В Москве самый крупный — «Фуд Сити». Интересен, если объёмы большие. На Дорогомиловский можно заглянуть и договориться о скидке, если это заказ для ресторана. Коптевский рынок — летом, если нужно купить что-то сезонное, фермерское.

По закону на все закупаемые продукты в твоём заведении должны быть документы, подтверждающие их соответствие требованиям установленных стандартов. К каждому продукту требования разные — и документы тоже разные.

Где закупать алкоголь

Весь закуп должен проходить через систему ЕГАИС. Поэтому работаем только через поставщиков, которые могут это обеспечить.

У нас учёт происходит так:

• Накладная приходит нам в электронном виде.

• В программе складского учёта её принимаем. С помощью специального сканера нужно отсканировать QR-марку на каждой бутылке.

После открытия

• Следи за тем, что понравилось гостям, а что не востребовано. Делай аналитику, изучай продажи. И обязательно общайтесь с персоналом в зале. Они — твои глаза, уши и голос: могут узнать у гостей, что им понравилось, а что стоит изменить.

• Если ты купил ингредиенты для блюда, которое совсем не идёт, придумай новое с этими продуктами или сделай на существующее акцию, чтобы распродать побыстрее и заменить на новое. В меню всегда должен быть набор проверенных позиций и несколько новинок, которые ты тестируешь.

• Не останавливайся в поисках поставщиков: даже те, кто дал тебе великолепные условия — через время перестанут стараться, поднимут цену, снизят качество.

• Посещай рынки и наблюдай за сезонностью. Каждому сезону — свои продукты. Используя их, можно существенно выиграть в цене, заинтересовать новую публику. Некоторые продукты можно купить в сезон и заморозить на будущее: например, ягоды для соусов и кондитерских изделий.

• Не бойся меняться и экспериментировать: меню должно быть динамичным и живым. Ты не потратишь лишних средств, а гости будут рады свежим интересным решениям.

Что должно быть на складе

• Зона приемки продукции оснащена напольными весами (150 кг).

• Помещение под склад сухих и сыпучих продуктов оборудовано достаточным количеством стеллажей.

• При размещении в ТЦ в удалении от зоны приемки предусмотрена погрузочная тележка.

• Холодильная камера укомплектована достаточным количеством стеллажей.

• Вход в камеры оснащены завесами с внутренней стороны.

• В наличии — оборотная тара для перемещения продукции со склада в цеха.